Pour garantir le développement de votre entreprise, il est essentiel de vous assurer que les clients payent régulièrement leurs factures. La bonne gestion de la facturation est la clé pour faciliter le succès et l’épanouissement de la société. Pour assurer une gestion concrète et efficace, vous devrez mettre en place certains dispositifs et adopter les règles qui s’imposent. Découvrez dans cet article comment aboutir à une excellente administration des factures.
La dématérialisation des factures fournisseurs
En France, près de ¼ des entreprises ont fait faillite à cause du retard des délais de paiement. Au cours de l’année 2018, les délais de paiement pour les entreprises françaises pouvaient aller jusqu’à 73 jours, ce qui correspond à 2 jours de plus par rapport au délai en 2017. Réduire les délais de paiement est un objectif que visent les structures depuis bien des années. Toutefois, avec la diminution des temps de traitement, il devient possible d’aboutir à la réduction des délais de paiement. C’est ainsi que la dématérialisation des factures fournisseurs entre en jeu. Le principe est de remplacer le format papier d’une facture par une facture électronique au format numérique PDF.
La réception et le traitement des factures fournisseurs sous un format dématérialisé favorisent une accélération du temps de traitement par 4. Vous avez donc :
- Un temps de traitement plus court ;
- Une diminution des erreurs de saisie ;
- Un transport sécurisé et fiable des factures ;
- Un accusé de réception des factures.
En réduisant les délais de paiement, il y a moins de pénalités de retard de paiement. L’entreprise a la garantie d’être payée à temps et d’avoir sa trésorerie à jour.
L’élaboration d’une organisation efficace
Pour réussir la gestion de vos factures, il convient de mettre en œuvre une certaine stratégie. Celle-ci consiste à établir des conditions générales concernant les transactions qui définissent les principales règles que doivent suivre les clients. Grâce à ces conditions bien définies, l’entreprise dispose d’une raison valable d’assigner le client en justice en cas de non-respect de son engagement. Afin que cette méthodologie fonctionne de manière efficace, il faudra assurer un suivi minutieux. Il faudra également s’assurer que la clientèle est parfaitement informée des conditions générales de ventes pour éviter les malentendus et les manquements aux obligations.
La réclamation de paiement sans retard
Pouvoir bien gérer la facturation consiste à améliorer de façon conséquente les entrées de fonds. Si les liquidités doivent augmenter, cela dépend de la régularité du paiement des factures. Il faudra donc éviter l’envoi des factures en retard. Une facture envoyée tard fera forcément l’objet d’un paiement en retard. L’envoi très tôt d’une facture favorise la plupart du temps un paiement tôt. Vous ne devez pas hésiter à demander un accusé de réception de la facture auprès de chaque client. Cela permettra de réduire les éventuels manquements et les risques de conflits.
En somme, toute entreprise doit mener des activités afin de faciliter la gestion de ses factures. Pour cela, elles doivent dématérialiser les factures, disposer d’une organisation parfaite autour des factures qu’elle émet et surtout, avoir l’habitude de réclamer les factures en retard.