Que vous soyez un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de service, vous ferez face à la gestion de la facturation de votre entreprise. Pour bien accomplir cette obligation professionnelle, il est important de maitriser les particularités et les circonstances dans lesquelles il faut utiliser les factures, compte tenu de leurs variétés. Quels sont les types de factures ? Que prévoit la loi en ce qui concerne la durée de leur conservation ? Découvrez dans cet article les réponses à ces interrogations.
Définition d’une facture
Une facture est un document comptable et commercial qui est lié à une action commerciale. Elle est établie pour inventorier les prestations et les marchandises vendues. Autrement dit, elle constitue la preuve d’un achat, d’une vente de biens ou de services. Généralement, elle s’établit par voie physique, c’est-à-dire en format papier. Mais, à l’ère de la digitalisation, on assiste à la dématérialisation de la facture. On parle de facture électronique. Comme l’indique son nom, cette dernière est envoyée en format électronique (Word, PDF, etc.). La transmission se fait soit par courrier électronique ou par un lien sécurisé sur un portail internet. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne fiable comme Freedz s’impose. Il s’agit d’une plateforme collaborative qui rassemble les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. Son plus grand avantage est le gain de temps énorme qu’il offre aux utilisateurs.
Les différents types de factures
Il existe plusieurs variétés de factures établies sous le format papier. Nous pouvons citer :
- La facture pro forma : c’est un document établi provisoirement sous forme d’une facture mentionnant les prix et les conditions générales des ventes. Elle sert à informer le client et n’a aucune valeur devant de la loi.
- La facture d’acompte : c’est le document que vous devez établir lorsque vous recevez des avances de la part de vos clients. Cette avance qui couvre 30 % du montant total a pour but de valider la commande et de l’enclencher.
- La facture de régularisation et de clôture : elles concernent les fournisseurs d’énergies (électricité, eau, gaz, etc.) et permettent de régler une situation. La facture de régularisation permet de mettre à niveau une consommation qui dépasse les provisions sur charge. Quant à la facture de clôture, elle met fin à une période de consommation et à un contrat.
- La facture d’annulation ou rectificative : elle est éditée pour annuler et apporter des corrections sur une facture précédemment établie sur laquelle il y a une erreur (problème de montant, de TVA par exemple).
- La facture de reconnaissance de dette : elle mentionne le montant que le client doit au fournisseur. Cette facture atteste donc que l’acheteur doit de l’argent au vendeur.
Concernant les factures électroniques, on en distingue trois types : la facture PDF/A3, la Factur-X ou encore la facture structurée EDI. À noter que la facture PDF/A-3 sert principalement pour l’archivage de longue durée de documents PDF.
La durée légale de conservation des factures
La facture n’étant pas un simple document commun, elle doit obligatoirement faire l’objet d’une conservation selon les délais légaux en vigueur. Qu’il s’agisse d’une facture électronique ou physique, la loi prévoit une durée au cours de laquelle sa conservation s’avère obligatoire. Ainsi, la conservation des factures électroniques doit se faire pendant une durée de 03 ans au minimum à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société. Rappelons qu’au niveau du droit comptable, elles doivent être conservées pendant 10 ans.
Pour les factures en format papier, le code de commerce prévoit en son article L123-22, un délai de conservation de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Cependant, il existe des factures pour lesquelles la durée légale de conservation dépasse 10 ans. La loi prévoit des sanctions en cas de manquement à cette obligation. Notons enfin que pour les factures pro forma, la loi ne stipule aucune obligation concernant leurs conservations. En effet, ces factures n’ont aucune valeur légale ni comptable.